Cyfryzacja procesów
Cyfryzacja w mniejszych firmach rzadko rozbija się o technologię, częściej o rozmiar przedsięwzięcia. Zaczynam od jednego procesu, który dziś kosztuje czas, i sprawiam, że da się go prześledzić — zanim ktokolwiek zacznie mówić o strategii.
Od czego zwykle się zaczyna
Procesy, przy których nikt już dokładnie nie wie, gdzie co leży.
- urlopy i czas pracy na papierze
- oferty z szablonu w arkuszu
- zlecenia przekazywane mailem
- protokoły serwisowe i przeglądy w segregatorze
- zamówienia bez ścieżki akceptacji
- raporty, które ktoś co miesiąc składa
Co się dzięki temu zmienia
Nie znika praca, znika szukanie i dopytywanie.
- każda sprawa ma swój status
- odpowiedzialność jest widoczna, nie ustna
- dane są raz, a nie trzy razy
- zestawienia powstają przy okazji
- zastępstwo działa bez wdrażania
- kontrola nie wymaga przeszukiwania segregatorów
Jak postępujemy
Etapami, z których każdy sam w sobie już coś daje.
- wybieramy jeden proces, nie wszystkie
- wspólnie spisujemy stan obecny
- nazywamy dwa największe pożeracze czasu
- budujemy używalną wersję
- testujemy w ruchu, na prawdziwych sprawach
- dopiero potem bierzemy kolejny proces
Pracujemy po angielsku
Ta strona jest po polsku, żebyś wiedział, co dostajesz. Sama współpraca toczy się po angielsku — ustalenia, dokumentacja i przekazanie. Nie mówię po polsku i uczciwiej jest napisać to tutaj niż na pierwszej rozmowie. Dla większości zespołów nie jest to przeszkodą; jeśli u Ciebie jest inaczej, powiedz od razu, a oszczędzimy sobie spotkania.
FAQ
- Czy musimy wymienić obecne oprogramowanie?
- Zwykle nie. Najczęściej brakuje nie nowego systemu, tylko połączenia między istniejącymi i narzędzia do tego jednego procesu, którego żaden z nich nie obsługuje. Wymiana to najdroższa odpowiedź i rzadko właściwa.
- Nasi ludzie pracują tak od lat. Czy oni to w ogóle przyjmą?
- Tylko wtedy, gdy nowa droga jest prostsza niż stara, inaczej ją obejdą. Dlatego zaczynam od procesu, który irytuje samych wykonawców, a nie od tego, który z perspektywy zarządu wygląda najważniej.
- Czy są na to dotacje?
- Na cyfryzację małych i średnich firm bywają programy, które się zmieniają. Nie jestem doradcą dotacyjnym i nie będę udawał. Wiarygodnie doradzi Ci izba gospodarcza albo wyspecjalizowany doradca.
- Ile trwa pierwszy krok?
- Jeden proces bywa w użyciu po czterech do ośmiu tygodni. To celowo mało: projekt, który trwa rok, zanim ktoś go użyje, prawie zawsze rozmija się z praktyką.
Który proces najbardziej irytuje Twój zespół?
To prawie zawsze właściwy początek. Opisz mi go, a powiem, czy warto, czy wystarczy mniejsza zmiana.
Napisz do mnie