Prozesse digitalisieren
Digitalisierung scheitert im Mittelstand selten an der Technik, sondern an der Größe des Vorhabens. Ich fange bei einem einzelnen Ablauf an, der heute Zeit kostet, und mache ihn nachvollziehbar — bevor irgendjemand über eine Gesamtstrategie spricht.
Womit es meist anfängt
Die Abläufe, bei denen niemand mehr genau weiß, wo etwas gerade liegt.
- Urlaubs- und Zeiterfassung auf Papier
- Angebote aus einer Excel-Vorlage
- Aufträge, die per E-Mail weitergereicht werden
- Wartungs- und Prüfprotokolle im Ordner
- Bestellungen ohne Freigabeweg
- Berichte, die jemand monatlich zusammenbaut
Was sich dadurch ändert
Nicht die Arbeit verschwindet, sondern das Suchen und Nachfragen.
- jeder Vorgang hat einen Stand
- Zuständigkeit ist sichtbar, nicht mündlich
- Daten stehen einmal statt dreimal
- Auswertungen entstehen nebenbei
- Vertretung ist ohne Einarbeitung möglich
- Prüfungen brauchen keine Aktensuche
Wie wir vorgehen
In Schritten, die jeder für sich bereits Nutzen bringen.
- einen Prozess auswählen, nicht alle
- den Ist-Zustand gemeinsam aufzeichnen
- die zwei größten Zeitfresser benennen
- eine benutzbare Version bauen
- im Betrieb testen, mit echten Fällen
- erst dann den nächsten Prozess angehen
Projektsprache ist Englisch oder Tschechisch
Diese Seite ist auf Deutsch, damit Sie wissen, was Sie bekommen. Die Zusammenarbeit selbst läuft auf Englisch oder Tschechisch — Abstimmung, Dokumentation und Übergabe. Ich spreche kein Deutsch, und es ist fairer, das hier zu sagen als im ersten Gespräch. Für die meisten Teams im DACH-Raum ist das kein Hindernis; falls es bei Ihnen anders ist, sagen Sie es mir gleich.
FAQ
- Müssen wir dafür unsere bestehende Software ersetzen?
- In der Regel nicht. Meistens fehlt nicht ein neues System, sondern die Verbindung zwischen den vorhandenen und ein Werkzeug für den einen Ablauf, den keines davon abdeckt. Ein Austausch ist die teuerste Antwort und selten die richtige.
- Unsere Mitarbeiter arbeiten seit Jahren so. Funktioniert das überhaupt?
- Nur, wenn der neue Weg weniger Aufwand macht als der alte, sonst wird er umgangen. Deshalb fange ich bei einem Ablauf an, der die Beteiligten selbst nervt, und nicht bei dem, der aus der Geschäftsführung am wichtigsten aussieht.
- Gibt es Fördermittel dafür?
- Für Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand gibt es je nach Bundesland Programme, die sich ändern. Ich bin kein Fördermittelberater und tue nicht so. Ihre IHK oder ein spezialisierter Berater sagt Ihnen verlässlich, was aktuell gilt.
- Wie lange dauert der erste Schritt?
- Ein einzelner Ablauf ist typischerweise nach vier bis acht Wochen im Einsatz. Das ist bewusst klein gehalten: ein Projekt, das ein Jahr läuft, bevor jemand es benutzt, geht fast immer an der Praxis vorbei.
Welcher Ablauf nervt Ihr Team am meisten?
Das ist fast immer der richtige Anfang. Beschreiben Sie ihn mir, und ich sage Ihnen, ob sich der Aufwand lohnt oder ob eine kleinere Änderung reicht.
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