DATEV-Schnittstelle einrichten lassen
Wenn am Monatsende jemand Rechnungen aus dem Shop in eine Tabelle für die Kanzlei überträgt, ist das keine Buchhaltung, sondern Abschreiben. Ich baue die Übergabe so, dass sie von selbst läuft und Ihre Kanzlei bekommt, was sie erwartet.
Was an DATEV übergeben wird
DATEV unterscheidet zwischen Buchungsdaten und Belegbildern. Eine gute Schnittstelle liefert beides und verknüpft es.
- Buchungsstapel im DATEV-Format (CSV mit EXTF-Kopfzeile)
- Belegbilder als PDF, verknüpft mit der Buchung
- Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten
- Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Stornos
- Zahlungseingänge, Gebühren und Auszahlungen
- Kostenstellen, wenn Sie damit arbeiten
Die offiziellen Wege nach DATEV
Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie Ihre Kanzlei arbeitet. Für direkte Übertragungen über die DATEV-Cloud verlangt DATEV ein Freigabeverfahren für jede neue Anbindung.
- DATEV-Format-Datei, die die Kanzlei importiert
- Belegbilderservice: Belege nach DATEV Unternehmen online
- Rechnungsdatenservice 1.0: Belegdaten als Buchungsvorschläge
- Buchungsdatenservice: Buchungsstapel direkt ins Rechnungswesen
- vorhandene Tools mit DATEV-Anbindung, wenn sie passen
Woher die Daten kommen
Die Quelle ist selten das Problem — das Format und die Zuordnung sind es.
- Shopify und WooCommerce
- eigener Shop oder eigene Anwendung
- ERP und Warenwirtschaft
- Stripe, PayPal und andere Zahlungsanbieter
- Rechnungsprogramme wie Lexware Office oder sevdesk
- Belege aus E-Mail-Postfächern
So läuft ein Projekt
Erst die Vorgaben der Kanzlei, dann der Code — nicht umgekehrt.
- Ist-Ablauf aufnehmen: welche Belege, woher, wie oft
- Kontierungsregeln von der Kanzlei einholen
- Export mit echten Daten eines Monats bauen
- Probeimport durch die Kanzlei und Korrekturen
- ein Monat Parallelbetrieb zum alten Weg
- Übergabe mit Protokoll und Fehlermeldungen
Was Ihre Kanzlei beitragen muss
Ohne diese Angaben lässt sich kein Stapel bauen, den die Kanzlei ohne Nacharbeit übernimmt.
- Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04) und Kontenzuordnung
- Steuerschlüssel für jeden Steuerfall
- Berater- und Mandantennummer, Sachkontenlänge
- Beginn des Wirtschaftsjahres
- Freischaltung des passenden Datenservices
- Prüfung des ersten Probeimports
Was dabei meist schiefgeht
Die Technik ist der einfache Teil. Die Abstimmung mit der Kanzlei ist der andere.
- Konten stimmen nicht mit dem Kontenrahmen überein
- Steuerschlüssel werden falsch abgeleitet
- Gutschriften und Stornos fehlen im Export
- Buchungen laufen doppelt durch
- Auszahlungen enthalten verrechnete Gebühren
- niemand prüft, ob der Export angekommen ist
Projektsprache ist Englisch oder Tschechisch
Diese Seite ist auf Deutsch, damit Sie wissen, was Sie bekommen. Die Zusammenarbeit selbst läuft auf Englisch oder Tschechisch — Abstimmung, Dokumentation und Übergabe. Ich spreche kein Deutsch, und es ist fairer, das hier zu sagen als im ersten Gespräch. Bei einem DATEV-Projekt heißt das auch: die fachliche Abstimmung mit Ihrer Kanzlei übernehmen Sie, ich setze um, was dort festgelegt wird.
FAQ
- Was ist der Unterschied zwischen DATEV-Format, Buchungsdatenservice und Belegbilderservice?
- Das DATEV-Format ist ein Dateiformat: eine CSV-Datei mit EXTF-Kopfzeile, die zum Beispiel einen Buchungsstapel enthält und die Ihre Kanzlei in DATEV importiert. Der Buchungsdatenservice überträgt solche Buchungsdaten über die DATEV-Cloud direkt ins Rechnungswesen. Der Belegbilderservice überträgt nur die Belege als Bild oder PDF nach DATEV Unternehmen online. Der Rechnungsdatenservice 1.0 liegt dazwischen: Beleg plus strukturierte Rechnungsdaten, aus denen Buchungsvorschläge entstehen.
- Brauchen wir dafür DATEV Unternehmen online?
- Für den reinen Dateiexport im DATEV-Format nicht. Für die Cloud-Datenservices schon: Belege und Daten laufen dort über DATEV Unternehmen online, und der jeweilige Datenservice muss für Ihren Mandanten eingerichtet sein. Welcher Weg passt, entscheidet Ihre Kanzlei, und ich richte ihn ein.
- Können Sie direkt an die DATEV-API anbinden?
- Nicht ohne Weiteres: Jede neue Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum durchläuft ein Freigabeverfahren mit DATEV, mit Tests in einer Sandbox und einer Produktionsfreigabe. Für ein einzelnes Unternehmen ist deshalb oft der Dateiexport im DATEV-Format oder ein bereits freigegebenes Tool der wirtschaftlichere Weg. Ich sage Ihnen ehrlich, welcher Weg bei Ihnen passt.
- Sprechen Sie direkt mit unserer Steuerkanzlei?
- Die fachliche Abstimmung führen Sie, weil sie auf Deutsch stattfindet und weil Ihre Kanzlei die Konten und Steuerschlüssel festlegt, nicht ich. Ich bereite dafür eine Liste der Fragen vor, die die Kanzlei beantworten muss. Sobald die Vorgaben stehen, setze ich sie um und teste die Übergabe mit echten Belegen, bevor irgendetwas produktiv läuft.
- Wie lange dauert die Einrichtung?
- Ein einzelner Export aus einer sauberen Quelle ist meist eine Sache von ein bis drei Wochen Umsetzung. Was die Dauer wirklich bestimmt, ist die Abstimmung: wie schnell die Kanzlei die Kontierungsregeln liefert und den Probeimport prüft.
- Was passiert bei Gutschriften, Stornos und Gebühren?
- Die werden mitgenommen, sonst stimmt der Stapel nicht. Genau daran scheitern die meisten selbstgebauten Exporte: der Normalfall funktioniert, und die Ausnahmen fehlen still. Bei Zahlungsanbietern kommt dazu, dass Auszahlungen bereits um Gebühren gekürzt sind. Ich gehe die Ausnahmen vorher mit Ihnen durch.
- Woran sehen wir, dass die Übergabe funktioniert hat?
- An einer Meldung, die kommt, wenn etwas nicht durchgelaufen ist, und an einem Protokoll, das zeigt, was übergeben wurde. Eine Schnittstelle, die man selbst kontrollieren muss, spart keine Zeit.
Wie kommen Ihre Belege heute zur Kanzlei?
Beschreiben Sie mir den Weg, den eine Rechnung bei Ihnen nimmt. Wenn darin jemand etwas abtippt oder eine Datei exportiert, lässt sich das fast immer abstellen.
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